Grupos de correo

En este apartado analizaremos otra de las funcionalidades del servidor de correo Microsoft Exchange 2007, enviar correos a un grupo concreto de usuarios de correo electrónico.

Los grupos de usuarios de correo electónico son específicos de la aplicación Microsoft Exchange 2007, no pudiendo utilizar para enviar correo electrónico los grupos de usuarios que pudiéramos haber creado con anterioridad en el Directorio Activo del equipo "SERVIDOR".

Los grupos de correo electrónico podrán ser estáticos o dinámicos, basados estos últimos en una consulta LDAP; el coste temporal de identificar los miembros de un grupo basado en consultas dinámicas es superior en cuanto a carga del sistema, pero a cambio permiten integrar en dicho grupo de modo automático a cada nuevo usuario que deba pertenecer al grupo considerado.

En nuestro caso vamos a crear un grupo de correo dinámico de nombre Profesores, de modo que todos los miembros de dicho grupo de correo, que serán los profesores de nuestro centro, recibirán los correos destinados a dicho grupo.

Pese a que ya existen un grupo de usuarios denominado Profesores en el Directorio Activo, podremos crear un grupo de correo electrónico denominado Profesores, pues aunque ambos objetos se denominen igual, cumplen funciones diferentes, permitiéndose la convivencia conjunta de ambos en el dominio "micentro.edu".

Para crear al grupo de correo Profesores, en primer lugar en la Consola de administración de Exchange desplegaremos el apartado Configuración de destinatarios y nos situaremos sobre la entrada Grupos de distribución, tal y como vemos en la imagen inferior, momento en el cual haremos clic sobre el enlace Grupo de distribución dinámica nuevo de la zona derecha de dicha ventana.

 

 

En la primera ventana mostrada como resultado de la acción anterior, deberemos especificar la ruta del Directorio Activo donde buscará usuarios el grupo de correo dinámico que crearemos a continuación, para lo cual pulsaremos en dicha ventana sobre el botón Examinar.

 

 

Como resultado de la acción anterior se nos presentará la siguiente ventana, en la que nos ubicaremos en la unidad organizativa Profesores, es decir, en la unidad organizativa donde el sistema deberá buscar usuarios miembros del nuevo grupo dinámico de correo que estamos creando, tras lo cual pulsaremos en ella sobre el botón Aceptar.

 

 

De vuelta en la primera ventana de creación del grupo dinámico, podremos comprobar que en el apartado Unidad organizativa se muestra la ruta micentro.edu/Profesores, momento en el que especificaremos el nombre y alias que deseamos asociar al nuevo grupo dinámico de correo que estamos creando, Profesores en nuestro caso para ambos elementos, de modo que cuando dicha ventana presente el aspecto mostrado en la imagen inferior, pulsaremos en ella sobre el botón Siguiente.

 

 

En la siguiente ventana mostrada seleccionaremos el radio botón Los siguientes tipos específicos y tras ello activaremos la casilla Usuarios con buzones de Exchange correspondiente , tal y como vemos en la ventana de la imagen siguiente, para especificar que deben ser incluidos en el grupo de correo dinámico que estamos creando, los usuarios que existan en la unidad organizativa Profesores que dispongan de buzón de correo; finalmente pulsaremos sobre el botón Siguiente en dicha ventana para continuar.

 

 

A continuación mediante la siguiente ventana, podremos establecer condiciones de selección de los usuarios de correo más detalladas, si bien en nuestro caso pulsaremos directamente en ella sobre el botón Siguiente.

 

 

A continuación pulsaremos en la nuevo ventana mostrada en la imagen inferior sobre el botón Nuevo, para proceder con la creación del grupo dinámico de correo correspondiente.

 

 

Una vez completado el proceso de creación del grupo dinámico de correo Profesores, será mostrada la siguiente ventana, en la que pulsaremos sobre el botón Finalizar para proceder a su cierre.

 

 

Una vez completado el proceso anterior, podremos comprobar que el grupo dinámico de correo Profesores ha sido creado correctamente, situándonos sobre el mismo y pulsando luego sobre el enlace Propiedades de la zona derecha de la ventana de la imagen inferior.

 

 

En la ventana mostrada como resultado de la acción anterior, nos ubicaremos sobre la pestaña Condiciones, y tras ello pulsaremos sobre el botón Vista previa.

 

 

En ese instante se nos mostrará una nueva ventana donde se incluyen los usuarios que pertenecen en este instante al grupo de correo dinámico Profesores, siendo en este caso los usuarios Javier, Joaquin y Miguel. Cerraremos dicha ventana pulsando en ella sobre el botón Aceptar.

 

 

Los profesores indicados forman parte del grupo de correo Profesores, pero no de forma estática, sino dinámica, pues si por ejemplo moviéramos al profesor Javier a la carpeta Users o bien moviéramos un nuevo usuario a la unidad organizativa Profesores, la lista de los mismos en el grupo de correo Profesores se modificaría de modo dinámico.

Cerrando la ventana que aun tendremos abierta como resultado de la comprobación anterior, pulsando en ella sobre el botón Aceptar.

Una vez creado el grupo dinámico de correo Profesores, si deseamos que el mismo no sea mostrado en las listas de direcciones del servidor de correo Microsoft Exchange 2007, haremos doble clic sobre él, y en la ventana mostrada a continuación nos ubicaremos sobre la pestaña Avanzados, activando la casilla Ocultar el grupo ­de las listas de direcciones de Exchange, tal y como vemos en la siguiente imagen.

 

 

El hecho de que un grupo de correo electrónico no sea mostrado en la lista de grupos de Microsoft Exchange 2007, NO implica que no pueda enviársele correo si se sabe de su existencia.

Otra posibilidad de configuración que podemos llevar a cabo sobre el grupo de correo Profesores, consistirá en hacer que sólo determinados usuarios puedan enviar correo a dicho grupo, por ejemplo que sólo el "Administrador" del dominio pueda enviar correos a dicho grupo de correo.

Para habilitar la configuración indicada en el párrafo anterior, en la ventana de la imagen anterior nos ubicaremos sobre la pestaña Configuración del flujo de correo, ubicándonos en dicha pestaña sobre la entrada Restricciones en la entrega de mensajes, y pulsando a continuación sobre el botón Propiedades en la misma.

 

 

Como resultado de la acción anterior pasará a ser mostrada la siguiente ventana, en la que activaremos el radio botón Sólo los remitentes de la siguiente lista, para pulsar posteriormente sobre el botón Agregar en la misma, tal y como vemos en la siguiente imagen.

 

 

Será mostrada a continuación la siguiente ventana, en la que seleccionaremos a los usuarios o grupos habilitados para el envío de correo al grupo de correo Profesores, en nuestro caso el usuario Administrador, tal y como vemos en la imagen siguiente, tras lo cual pulsaremos sobre el botón Aceptar en la ventana en cuestión.

 

 

Finalmente de vuelta en la ventana de Restricciones en la entrega de mensajes, comprobaremos que el único remitente habilitado para enviar correo al grupo dinámico de correo Profesores, será el usuario Administrador, completando la configuración realizada pulsado secuencialmente sobre todas las ventana que tuviéramos abiertas, pulsando en ellas sobre sus respectivos botones Aceptar.

 

 

La decisión de llevar a cabo la ocultación de un grupo de correo o la restricción de los usuarios habilitados para enviar correo a un determinado grupo de correo, deberá realizarla el "Administrador" del dominio en función de sus intereses o preferencias.

Llegados a este punto podremos dar por concluido este apartado.

 

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Actividad 3

Analiza los grupos de correo que sería preciso crear en tu centro, así como si los mismos deberían ser mostrados de forma pública, y qué usuarios estarían habilitados para el envío de correo a los mismos.