Ordenar y agrupar

Una de las ventajas que ofrece el Asistente para informes es la posibilidad de ordenar y agrupar los datos de forma sencilla. Con Report Builder también puedes ordenar y agrupar los datos del informe por los campos que necesites. Veamos un ejemplo sencillo, se trata de crear un informe de todos los profesores agrupados por provincia y ordenados por apellidos.

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Actividad 4

  1. Selecciona Crear informe en la vista Diseño para abrir el generador de informes de Report Builder. Comprueba que en la parte derecha se encuentra seleccionada la pestaña Datos y a continuación, en la opción Tipo de contenido elige Tabla.

  2. En la lista Contenido selecciona la tabla Profesores. Una vez hecho esto la ventana Agregar campo incluirá todos los campos de la tabla Profesores.

  3. Arrastra los campos Apellidos, Nombre y Dirección a la sección Detalle. Con esto tendrías terminadas las tareas habituales para crear un informe con Report Builder.

  4. Ahora, haz clic sobre el icono Agrupar y Ordenar de la barra de herramientas para mostrar el cuadro de diálogo Ordenando y Agrupando. En él debes hacer clic sobre la primera línea de la sección Grupos y en la lista desplegable, seleccionar el campo Provincia. Comprueba en la figura 5.19 como aparece un nuevo encabezado con el nombre del campo. Este sería el encabezado de grupo.

 


Figura 5.19.

 

  1. Arrastra el campo Provincia hasta el nuevo encabezado para crear la agrupación.

  2. El siguiente paso será la ordenación por apellidos dentro de cada grupo. Para conseguirlo en el cuadro de diálogo Ordenando y Agrupando selecciona el campo Apellidos en el segundo lugar de la sección Grupos.

  3. Ahora no queremos agrupar por este campo simplemente queremos ordenar, así que en la opción Encabezado de grupo selecciona No presente. El aspecto del cuadro de diálogo Ordenando y Agrupando sería el que puedes ver en la figura 5.20.

 


Figura 5.20.


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Nota

Si únicamente quieres ordenar por uno o varios campos sin utilizar ningún nivel de agrupación debes elige los campos que deseas utilizar en la sección Grupos del cuadro de diálogo Ordenando y Agrupando y seleccionar No presente para la opción Encabezado de grupo de todos los campos.


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Nota

Si deseas eliminar alguno de los campos del cuadro de diálogo Ordenando y Agrupando, seleccionalo y haz clic en el icono que hemos resaltado en la figura 5.21.

 

Figura 5.21