Configurar opciones Compartir

En relación con un documento creado en Google Docs existen 3 tipos de usuarios: propietario, colaborador y lector. La diferencia entre estos dos últimos radica en que el colaborador puede modificar el documento aunque no sea su propietario. 

  1. Pulsa en la pestaña Compartir que aparece en la parte superior derecha del editor de documentos. Elige la opción Invitar a usuarios .... Se muestra la ventana Compartir con otros usuarios donde se definen las condiciones en que se comparte el documento creado.
Compartir 
  1. Clic en el pestaña Invitar a usuarios.
  2. En el recuadro Invitar puedes escribir la dirección de correo electrónico de cada usuario que deseas invitar. Sitúa cada usuario en una línea independiente o bien separados por coma. Otra posibilidad es hacer clic en el enlace Elegir de los contactos. En el cuadro Elegir de la lista de contactos puedes pulsar en Todos o bien pulsando sobre los usuarios deseados. Para terminar clic en el botón Finalizado. Se recomienda añadir usuarios con cuenta en Google.
Compartir con otros usuarios
  1. Para el usuario o usuarios cuyas direcciones de correo electrónico has introducido, puedes elegir entre dos opciones:
  • Para editar. Los usuarios elegidos podrán modificar el documento.
  • Para leer. Los usuarios elegidos sólo podrán leer el documento. En este caso elegiremos esta opción.

 

  1. Para completar el registro existen dos opciones alternativas:
  • Enviar un mensaje a cada usuario. Para ello introduce el Asunto y el Mensaje de notificación. También es posible marcar la opción Enviarme una copia. Para completar el registro y enviarle un mensaje a cada usuario pulsa en el botón Enviar.
  • Añadir sin enviar invitación. Se registra al usuario pero no se le envía mensaje de invitación. Clic en el enlace Añadir sin enviar invitación.
  1. En este caso vamos a elegir la opción de añadir sin enviar invitación. Al hacerlo se mostrará un mensaje de advertencia Omisión de invitaciones donde se indica que los usuarios al no recibir invitación por email tendrán que acceder a Google Docs para ver lo que han compartido. Clic en el botón Aceptar.

 Omisión de invitaciones

 

  1. Ahora se mostrará el cuadro de diálogo Compartir con otros usuarios pero con la pestaña Usuarios con acceso activada. En ella se mostrará el listado de usuarios con que hemos compartido ese documento.

 Compartir con otros usuarios

 

  1. Para cada usuario se indica si es propietario, puede editar o sólo ver. Para modificar el tipo de permiso sobre el documento o eliminar el usuario despliega el combo que acompaña a la línea correspondiente al email de ese usuario. Si deseas eliminar el usuario elige la opción Ninguno.

 Opciones de compartir

  1. Clic en la pestaña Permisos avanzados podrás configurar 2 opciones:
  • Permitir que los editores inviten a otros usuarios para editar o ver.
  • Permitir el reenvío de invitaciones.
  1. Para guardar todos los cambios pulsa en el botón Guardar y cerrar.

 

Permisos avanzados

 

Algunos detalles de compartir:

  • Cualquier documento se puede compartir en modo edición o lectura con un total máximo de 200 usuarios.
  • En los Documentos y presentaciones sólo 10 personas pueden editar al mismo tiempo. En una Hoja de Cálculo hasta 50.
  • Cuando se está editando un documento a la vez que otro colaborador, su nombre aparece en la parte inferior derecha del documento.
  • Cuando un usuario accede a Ver presentación se abre una ventana de Chat donde los usuarios puede intercambiar opiniones en tiempo real a través del teclado.

 

  1. Para abandonar el panel de Compartir con otros usuarios haz clic en el botón Guardar y cerrar que se ofrece en la esquina inferior izquierda de este panel.
Guardar y cerrar 
  1. Para cerrar el editor del documento y volver al gestor de archivos de GDocs basta con cerrar la pestaña que contiene el editor pero asegurándose de que el botón Guardado aparece deshabilitado en la esquina superior de la ventana del navegador. De esta forma nos cercioraremos de que se han guardado todos los cambios en el servidor.
  2. De regreso al administrador de archivos de Google Docs verás que se ha creado una entrada del documento creado.

 Google Docs