Los Descriptores y las Aplicaciones pedagógicas son dos elementos fundamentales en el proceso de catalogación de un fondo y para la posterior recuperación de la información asociada a él. Ambos elementos forman parte de los registros auxiliares a los que nos hemos referido antes.
Los descriptores son términos con los que tratamos de definir el contenido, tema o finalidad del fondo que estamos catalogando. Cuanto mayor sea la variedad y precisión de estos descriptores, también aumentará la posibilidad de recuperar información de la biblioteca mediante la simple consulta del catálogo bibliográfico. Cuando realizamos la importación de fondos desde Abies2 a AbiesWeb, incorporamos a esta aplicación todos los descriptores que teníamos en la primera. Por esta razón es muy aconsejable, tan pronto como hayamos realizado este proceso de trasvase de datos, revisar la estructura, integridad y coherencia del registro auxiliar de descriptores, para eliminar las incorrecciones, unificar los valores duplicados y corregir los escritos incorrectamente. Por ejemplo, carece de sentido que tengamos los descriptores Edad Media, Medievo, E. Media y E.M.; esta diversidad no aporta nada y dificulta la localización de fondos, por lo que es aconsejable que la simplifiquemos.
Cuando realicemos la catalogación de un nuevo fondo en AbiesWeb veremos que en la ficha nos aparecen dos campos para los descriptores, cada uno de ellos con un nombre diferente.
Los Descriptores de centro son de escritura libre: la persona que está catalogando puede ir introduciendo las palabras o expresiones que desee, separadas por comas. Si ya están incluidas en la lista de descriptores de los registros auxiliares, se añadirán inmediatamente; en el caso de que no se encuentren incorporadas a este listado aparecerá un mensaje preguntándonos si deseamos añadir el nuevo descriptor al listado. Si respondemos Sí el nuevo descriptor se añadirá a la ficha de catalogación y al listado de auxiliares; si respondemos No solo se incorporará a la ficha de catalogación.
En el campo Otro descriptor solamente podemos elegir entre un conjunto limitado (aunque muy amplio) de descriptores previamente determinado; es decir, podemos usar los términos de este listado, pero no podemos modificarlo, ni añadir otros nuevos ni eliminar los ya incluidos.Estos descriptores corresponden al Catálogo de descriptores de materia elaborado en el año 2009 por el INTEF.
El campo Aplicación pedagógica permite indicar la etapa, ciclo, familia profesional o materia relacionada con el contenido del documento. Este campo puede resultar muy útil a la hora de recuperar información del catálogo, ya que identifica los fondos por una o más etapas, cursos, materias... Su funcionamiento es idéntico al que hemos visto para los descriptores: basta con que escribamos los primeros caracteres para que se despliegue el listado completo de aplicaciones entra las que podemos elegir.