Localizar y organizar mensajes

A medida que se va ampliando el círculo de contactos también va creciendo el número de mensajes que llegan a nuestro buzón, almacenándose en la bandeja de entrada. Esta situación acaba por provocar que sea bastante difícil manejar los mensajes y, sobre todo, localizar aquellos que nos interesan después de un cierto tiempo. Vamos a ver los procedimientos más simples para catalogar y localizar los mensajes.

La organización por defecto de los mensajes recibidos es por la fecha, colocándose los últimos al final de la lista. En la ventana de cabeceras veremos que cada columna está encabezada por un botón sobre el que podemos pulsar.

Al pulsar sobre el botón fecha podrás comprobar que se invierte la ordenación de los mensajes, cambiando también la dirección de la flecha que indicará el sentido de la misma: ascendente o descendente.

Al igual que la fecha también podemos pulsar en el resto de los botones que encabezan las diferentes columnas. Posiblemente el más útil para localizar mensajes será De ya que nos presentará agrupados todos los mensajes recibidos de una persona. No podemos deja de tener en cuenta que si esa persona utiliza diferentes cuentas su configuración puede ser diferente en cada caso por lo que sus mensajes aparecerán en varios grupos como si se tratara de distintos remitentes.

Lógicamente, si nos encontramos en la carpeta de enviados y tendremos que pulsar Para y podremos agrupar los mensajes agrupar los mensajes.

Una vez localizados los mensajes es posible que necesitemos dar un paso más para organizarlos. Lo más lógico será mantener la ordenación por fechas, entre otras cosas porque los mensajes nuevos se irán añadiendo al final de la lista aplicando el criterio de fechas.

Supongamos que consideras que sería interesante poder disponer de todos los mensajes de una persona accesibles en una carpeta. Está claro que lo primero que necesitamos es crear la carpeta y para hacerlo basta con que pulses con el botón derecho sobre cualquiera de las ya existentes. Dependiendo de que lo hagas sobre el nombre de una cuenta o sobre una carpeta aparecerá en el menú la opción Nueva carpeta...

No es necesario que te preocupes exactamente de llamar a la creación de carpetas desde el punto en que quieres crearla, ya que tras adjudicarle un nombre podrás indicar dónde quieres exactamente que se cree la carpeta.

 

Ahora que ya tienes la carpeta puedes archivar los mensajes en la misma.

Lo que hemos hecho en los pasos previos es un procedimiento válido pero que tiene sus limitaciones, ya que sólo se aplica a la carpeta en la que nos encontramos y no nos permite aplicar más que un criterio. Si necesitamos hacer una búsqueda más detallada disponemos de una herramienta específica a la que se accede desde el menú Edición Buscar Mensaje.

Cuando lanzamos la herramienta por primera vez aparecerá la búsqueda a la bandeja de entrada, pero pulsando el botón Examinar y dejando marcada la opción de incluir subcarpetas podremos indicarle que haga las búsquedas en las Carpetas locales, con lo cual recogerá todos los mensajes de esa persona.

Una vez obtenidos los resultados podríamos ordenarlos igual que hacíamos en el caso anterior pulsando sobre los botones que encabezan cada una de las columnas, seleccionar los que queramos y pulsando con el botón derecho para que aparezca el menú contextual, elegir Mover a la carpeta o Copiar a la carpeta para que se despliegue la lista de carpetas y podamos elegir dónde lo queremos almacenar.